সাধারণ অপারেটিং পলিসি
মগবাজার কনভেনশন সেন্টার লিমিটেড
বুকিং এর নিয়ম ও শর্তাবলী
(হটলাইন : +৮৮০১৩১৭ ০৮০৯০১, +২২০১৩১৭ ০৮০৯০২, )
১. সাধারন: এমসিসিএল এর চারটি হল আছে যাহাদের নাম ডায়মন্ড, প্লাটিনাম, গোল্ড ও সিলভার যাহা নি¤œবর্নিত নিয়ম ও শর্তবলীর আলোকে কাস্টমারের চাহিদা অনুযায়ী খালি থাকা স্বাপেক্ষে ভাড়া দেয়া হয়। হল ভাড়ার পাশাপাশি এমসিসিএল এর কর্তৃপক্ষ হল এর (শীতাতপ ব্যবস্থা, বাহিরের আলোকসজ্জ্বা , ভিতরকার সাউন্ড সিস্টেম এবং সাধারন সেবা সমুহ এর ব্যবস্থা করে থাকে। যখন নিবন্ধন হবেন তখন ইভেন্ট ম্যানেজার স্টেজ, গেট এবং হলের বাহিরের প¦ার্শ্বের সাজানোর ব্যবস্থা করিবেন। গ্রাহকের নিবন্ধিত ইভেন্ট ম্যানেজারের নিকট হতে তার পছন্দ অনুযায়ী যে কোনটি বেছে নিতে পারেন।
২. হল ভাড়া:
শিফট ১ (প্রাত: শাখা): ১০.০০ এএম হতে -৪.৩০ পিএম পর্যন্ত)
ক) প্লাটিনাম (১ম তলা হল) টাকা ৬০,০০০/- + ২০,০০০/- ( নিরাপত্তা টাকা ফেরতযোগ্য) = টাকা ৮০,০০০/-
খ) ডায়মন্ড (২য় তলা হল) টাকা ৬০,০০০/- + ১০,০০০/- ( নিরাপত্তা টাকা ফেরতযোগ্য) = টাকা ৭০,০০০/-
গ) গোল্ড (হল ৩) সংস্কারের কাজ চলিতেছে।
ঘ) গোল্ড (হল ৪) সংস্কারের কাজ চলিতেছে।
শিফট ২ (দিবা শাখা): ০৬.০০ এএম হতে -১২.৩০ পিএম পর্যন্ত)
ক) প্লাটিনাম (১ম তলা হল) টাকা ৭০,০০০/- + ২০,০০০/- ( নিরাপত্তা টাকা ফেরতযোগ্য) = টাকা ৯০,০০০/-
খ) ডায়মন্ড (২য় তলা হল) টাকা ৬০,০০০/- + ২০,০০০/- ( নিরাপত্তা টাকা ফেরতযোগ্য) = টাকা ৮০,০০০/-
গ) গোল্ড (হল ৩) সংস্কারের কাজ চলিতেছে।
ঘ) গোল্ড (হল ৪) সংস্কারের কাজ চলিতেছে।
৩. সময়সীমা: গ্রাহককে তার অনুষ্ঠান নির্দিষ্ট ৬.৫ ঘন্টার সময়সীমার মধ্যে শেষ করিতে হইবে তাহা তার নির্ধারিত যে শিফট এর জন্য বুকিং দেয়া হয়েছিল তার ভিতর (প্রাত: শাখা): ১০.০০ এএম হতে -৪.৩০ পিএম পর্যন্ত, দিবা শাখা ০৬.০০ এএম হতে -১২.৩০ পিএম পর্যন্ত)। যদি গ্রাহক চান তাহলে তিনি নির্দিষ্ট সময়ের পরও অতিরিক্ত সময় নিতে পারেন তবে এক্ষেত্রে তাকে অতিরিক্ত প্রতি ঘন্টার জন্য ৮০০০/- হিসেবে প্রদান করতে হবে (সর্বোচ্চ এক ঘন্টা)।
৪. হল ভাড়া প্রদান এবং সম্পর্কিত নিয়ম:
* গ্রাহকে হল ভাড়ার সম্পুর্ন টাকা এবং সাথে নিরাপত্তা টাকা সহ সকল বুকিংয়ের টাকা বুকিং নিশ্চিত করার জন্য অগ্রিম হিসেবে নগদ/ পে-অর্ডারের মাধ্যমে এমসিসিএল এর কর্তৃপক্ষ ” মগবাজার কনভেনশন সেন্টার লিমিটেড” এর নামে প্রদান করিতে হইবে।এমসিসিএল কর্তৃপক্ষ বরাবর সম্পুর্ন হল ভাড়া এবং নিরাপত্তা টাকা জমা না দেয়ার পুর্ব পর্যন্ত বুকিং নিশ্চিত হিসেবে বিবেচিত হবেনা।
* গ্রাহক কনভেনশন সেন্টারের বুকিং অফিসে এসে সরাসরিভাবে অথবা (হটলাইন : +৮৮০১৩১৭ ০৮০৯০১,+২২০১৩১৭ ০৮০৯০২, ) ম্যাসেজ পাঠানোর মাধ্যমে অন্ত:বর্তীকালীন বুকিং প্রক্রিয়া সম্পন্ন করিতে পারেন অথবা ইনফে——– এ মেইলের মাধ্যমে বুকিং সম্পন্ন করিতে পারেন। জায়গা খালি থাকা স্বাপেক্ষে বুকিংয়ের ৪৮ ঘন্টার মধ্যে সকল পাওনা পরিশোধ করিতে হইবে অন্যথায় এই বুকিং প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রীয়ভাবে বাতিল বলে বিবেচিত হবে।
* এমসিসিএল কর্তৃপক্ষ যে কোন সময় বুকিং বাতিল করার ক্ষমতা সংরক্ষন করে তা হতে পারে দেশব্যাপী রাজনৈতিক অস্থিরতার কারনে, প্রাকৃতিক দুর্যোগ অথবা এমসিসিএল বৃহৎ স্বার্থ সংশ্লিষ্ট যে কোন ব্যাপারে কোন ধরনের কারন দর্শানো ব্যতিরেকে।
* গ্রাহকগন তাদের পছন্দমত ক্যাটারিং সার্ভিস ব্যবহার করিতে পারিবেন। তারা চাইলে আমাদের তালিকাভুক্ত ক্যাটারিং সার্ভিসও ব্যবহার করিতে পারেন। তারা আমাদের তালিকাভুক্ত ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট সার্ভিস ও সাজসজ্জ্বা ব্যবহার করিতে পারেন।
* যদি গ্রাহক আমাদের এমসিসিএল এর তালিকাভুক্ত ক্যাটারিং সার্ভিস ব্যবহার করতে চান তাহলে তাকে অবশ্যই ৭২ ঘন্টা পূর্বে আমাদের অবহিত করিতে হইবে।
* গ্রাহক অনুষ্ঠান চলাকালীন হলের যে কোন ক্ষতি সাধন এমনকি দেয়ালে দাগ দেয়া হলে তাহার জন্যও দায়ী থাকিবেন। এক্ষেত্রে প্রদানকৃত নিরাপত্তা টাকা হতে যথাযথ হিসেব অনুযায়ী টাকা কর্তন করে রাখা হবে।
* এমসিসিএল এর নিজস্ব সাউন্ড সিস্টেম আছে। গ্রাহক এমসিসিএল এর সাউন্ড সিস্টেম ভাড়া নিতে পারেন। এজন্য অতিরিক্ত চার্জ প্রযোজ্য।
* গ্রাহককে ভাড়ায় নেয়া হলের ভিতরে মিলাদ-মাহফিল, ইফতার , কুলখানী ইত্যাদি ব্যতিত অন্য কোন প্রকার রাজনৈতিক আলোচনা, কোন ধরনের ধর্মীয় উগ্রতা নিয়ে আলোচনা করা যাবেনা এই মর্মে নিশ্চয়তা প্রদান করিতে হইবে। যদি কোন ধরনের রাজনৈতিক আলোচনা, কোন ধরনের ধর্মীয় উগ্রতা নিয়ে
আলোচনার বিষয় এমসিসিএল কর্তৃপক্ষের নজরে এলে সেই মুহুর্তে কোন কারন ব্যাতিরেকে অনুষ্ঠান বাতিল করিতে পারিবেন।
* দেয়ালে, সিলিংয়ে বা কলামে কোন প্রকার ফুল বা ফুল জাতীয় সজ্জ্বা টানানো যাবেনা।
* গ্রাহক কোন ধরনের আতশবাজি, প্রদীপ, বাতি,হারিকেন,গ্যাস অথবা যে কোন ধরনের কোন কিছু ব্যবহার করিতে পারিবেন না যাহা কোন বিপত্তির কারন হতে পারে।
* কোন বুকিং বা শিফট এর সময় বাতিল করার জন্য গ্রাহককে এমসিসিএল এর অফিসে স্ব-শরীরে উপস্থিত হয়ে ফরম পুরন এবং টাকা রশিদের সাথে সম্পাদন করিতে হইবে। ফোন কলের মাধ্যমে কোন ধরনের বাতিল করন প্রক্রিয়া সম্পন্ন করা যাবেনা।
* গ্রাহক বিভিন্ন ধরনে পশু যেমন: কুকুর, বিড়াল, ঘোড়ার গাড়ী, হাতী, বানর অথবা অন্য যে কোন ধরনের পশু এমসিসিএল কর্তৃপক্ষের পূর্ব অনুমতি ছাড়া সাথে আনতে পারবেনা।
* গ্রাহককে অবশ্যই নিরাপত্তা টাকা দাবী করার সময় তার দেয়া হল বুকিং এর সকল আসল টাকার রশিদ এবং অন্যান্য কাগজপত্র এমসিসিএল কতৃপক্ষ বরাবর উপস্থাপন করতে হবে।
৫. হল ব্যবস্থাপনা খরচ:
* হল সজ্জা , পরিস্কার করন এবং ওয়েটার সেবার জন্য অতিথি প্রতি ১০০/- টাকা হারে এমসিসিএল বরাবর প্রদান করতে হবে। অতিরিক্ত যে কোন ধরনের আলোকসজ্জা, গেট ডেকোরেশন এবং মঞ্চ তৈরীর জন্য যে কোন প্রকার খরচ বুকিং এর এমসিসিএল এর যথাযথ কতৃপক্ষের সাথে আলোচনা স্বাপেক্ষে ব্যবস্থা করতে হবে।
* গ্রাহক যদি কনভেনশন হলটি এমন কোন অনুষ্ঠান যেমন (এজিএম, কনসাট, মেলা) ইত্যাদির জন্য বুকিং করেন যেখানে কোন প্রকারের খাবার পরিবেশন করতে হবেনা তাহলে গ্রাহকে সমস্ত হলটি আসবাবপত্র ব্যবহার সহ এমসিসিএল বরাবর ৪০,০০০/- প্রদান করিতে হইবে।
৬. হল বুকিং বাতিল করার ক্ষেত্রে নি¤œ লিখিত চাজ ধায্য করা হইবেঃ
ক) বুকিং তারিখের ৬ মাস আগে বুকিং বাতিল করলে মোট টাকার ৯৫% ফেরতযোগ্য হবে।
খ) বুকিং তারিখের ৬ মাস আগে বুকিং বাতিল করলে মোট টাকার ৯০% ফেরতযোগ্য হবে।
গ) বুকিং তারিখের ১৫-৩০ দিন আগে বুকিং বাতিল করলে মোট টাকার ৬০% ফেরতযোগ্য হবে।
ঘ) বুকিং তারিখের ৮-১৪ দিন আগে বুকিং বাতিল করলে মোট টাকার ২৫% ফেরতযোগ্য হবে।
ঙ) বুকিং তারিখের ১-৭ দিন আগে বুকিং বাতিল করলে মোট টাকার ১০% ফেরতযোগ্য হবে।
চ) অনিবায কোন কারন বশত: যেমন সকল প্রকার বাতিল অথবা বদল এর জন্য বুকিং বাতিল করলে মোট টাকার ২ % হারে সাভিস চাজ কতন করা হবে।
৬. শিফটিং তারিখ:
ক) বুকিং তারিখের ০৩ মাস পুবে শিফটিং পরিবতন করতে চাইলে তা বিনামুল্যে সম্পন্ন করা যাবে।
খ) বুকিং তারিখে ০৩ মাস এর ভিতরে শিফটিং পরিবতন করতে চাইলে ১০% সাভিস চাজ প্রদান করতে হবে।
৭. হলের ধারন ক্ষমতা: গ্রাহককে অবশ্যই হলের ধারন ক্ষমতা অনুযায়ী তার অনুষ্ঠানের জন্য অতিথিদের সংখ্যা নিধারন করতে হবে।
একটি অনুষ্ঠানের জন্য হলের সবাধিত ধারন ক্ষমতা ৩০০ জন।